档案规章制度

档案规章制度

在学习、工作、生活中，制度起到的作用越来越大，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？以下是小编精心整理的档案规章制度，希望对大家有所帮助。

一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。

三、非相关单位人员不得查阅有关单位档案。

四、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

五、摘抄的材料须用公文稿纸，不得摘在个人笔记本内。

六、档案材料原则上不借出室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅，但时间不得超过一星期。

第一章 总 则

第一条 为了进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。

第二条 本规定所称流动人员人事档案是指:

1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;

2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;

3、待业的大中专毕业生的人事档案;

4、自费出国留学人员的人事档案;

5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;

6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;

7、其它流动人员人事档案。

第三条 流动人员人事档案管理遵循:“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第二章 流动人员人事档案管理机构

第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

第五条 跨地区流动的人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、管理、保管、利用、转递等管理工作,人证做好与流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

第三章 流动人员人事档案的转递

第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函十五天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构,转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚,应要求原单位补齐或查清楚。

第九条 流动人员人事档案转递,应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案,人才流动服务机构不得接受。

第十条 人才流动服务机构接管人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签定档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。

第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续,与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同的效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续,方可接收流动人员人事档案。

第四章 流动人员人事档案的收集、整理与利用

第十二条 人才流动服务机构应加强与流动人员及其现在工作单位的联系做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员认识档案的内容。收集的'材料必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案。

第十三条 人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定,认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中,要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

第十四条 人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定,建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。

(一)查阅流动人员档案应办理审批手续。查阅单位应申名查阅理由,管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。

(二)查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的,人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

(三)人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管,严格查阅手续。

(四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(五)查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第五章 流动人员人事档案的保管

第十五条 人才流动服务机构应具备流动人员人事档案的物质条件,建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配备铁制的档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步实现档案管理的现代化。

第十六条 建立健全流动人员人事档案的内部规章制度,加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究,实行目标管理,不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

第十七条 流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。

第六章 监督与处罚

第十八条 对违反本规定有下列情形的,由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理:

1、擅自管理流动人员人事档案的单位或个人;

2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;

3、擅自向外公布、泄露档案材料的;

4、在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中,出现违反本规定行为,造成严重后果的。

一、档案室是开发利用档案 ……此处隐藏11340个字……有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

6.文秘档案保密要求

6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

7.超期档案的销毁

7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

一、非本室工作人员，不得擅自进入档案室，确因工作需要，须经批准同意，由本室人员陪同方可进入。

二、库房内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西。

三、做好库房内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案室卫生整洁、安全。

四、案卷查阅完毕要及时归还原处，出借案卷要经过批准，并办理好借阅登记手续。

五、对档案室所藏档案要进行经常性检查，发现问题及时采取有效措施。

六、档案室钥匙做到专人负责保管不准随意给他人使用，若发现遗失应予全部调换。

职责

受理邮件业务查询进出口验单的处理,邮件的赔偿,无着邮件的处理,以及档案的保管与销毁。

业务档案员

接收转运部门交来的业务档案袋套，核对路、清单逐袋点验，无误签收。

逐一开拆各单位寄送的档案专袋，按照寄送单位的档案清单逐一核对寄送的档案是否齐全，是否按规定的时间、种类、数量及理订规格送缴业务档案。

对于寄送的业务档案不合要求时，及时批注来单，并及时通知相关单位补齐。

对寄送单位的业务档案，按照邮件种类和单式类别进行整理、装订、装入档案套，并填注种类、起讫号码时间，按照档案存放次序和时间要求，放入档案保管柜架内。

对寄送的业务档案整理核对无误后，由档案接收员在档案送缴清单签章。附份用挂号寄送档案送交单位。

寄送的档案处理完毕后，整理现场，查看袋内、台面、桌面、地面有无遗留档案，清退所装档案容器。

查验员

签收分拣部门转来的查验单袋套，经勾挑无误后逐件开拆查验袋套。

分别按照进口验单、出口验单、进口查单、出口查单逐件登入邮件进口验单、出口验单、进口查单、出口查单登记簿、分别加盖查验戳记编列查验单接收专号。

进口验单

确定差错性质，登入通信质量登记表，并当班转发责任单位落实。需要答复的验单督促单位责任单位查明原因，结果在规定的时间内答复发验局，每月、季将通信质量内容进行分类汇总按照xx局查验考核办法纳入考核依据报经服部进行考核。

出口验单

当班用邮政公事挂号寄往验达局业务档案室，对于违章情节严重的以及需立即判明责任等情况紧急的'用电报、传真办理、需对方答复的及时催复，结案后与原验并案归档。

进口查单

进口查单当班按照微机抄登和手工抄登节目分别查询数据库、业务档案单式信息，所查信息在查单位处理情况栏，批注邮件投交收件人、收件单位签收等具体节目，查单寄发单局。

对经转需递查的当日至迟在次日填注相关转出节目将查单转相关局续查。

相关业务档案尚未送交档案室的，当班内转发相关单位进行查证处理。

对所查邮件有进口无出口，无投递节目的应及时函告收寄局向寄件人办理赔偿，并通知责任单位从速归垫赔偿款。办复的查单在进口查单登记簿上相关栏目批注处理情况、日期、并加盖经办人员名单。

出口查单

收到出口查单检查各项目是否填写清楚，并按年顺序编号妥填接收号码。查单号码，并在查单底边自左至右依次加盖××局××号戳记。依据查询的时间及封发关系查明节目后批注节目直发投递局直查或依次发经转局递查。

出口查单发出15天未得到答复的，根据出口查单登记簿记载及递查回复情况依式填发“邮政业务查询催查函”。一式三份向相关局催查副份抄相关至管省局的；一份留底，经催查仍未得到按时管复，查询全程时限已满的通知收寄局按规定向寄件人办理赔偿，并填发“归垫邮件赔偿款通知”一式三份通知责任局归垫，副份抄送责任局主管省局，一份留底。

收到投递局管复的查单，在出口查单，登记簿相关栏内批准管复情况并销号。对所查邮件已查明妥投的将查单上联“查询邮政件回单”按挂号寄给查询人，将查单下联退给受理查询的局所，在其出口查单登记簿相关栏内批注管复情况并销号后，退回档案与相关邮件查询受理书一并存档。

邮件赔偿处理

收到相关局发来的邮件赔偿和垫赔通知函后，按照《邮规》规定的时限，赔偿校准及其处理要求办理赔偿和垫赔手续、填写邮件赔偿和垫赔收据一式三份发径相关局，一份用户，一份留底备查。

无着邮件处理

对各分支机构，生产部门单位寄送的各类无着邮件进行汇总整理，并严密保管，每季将平常邮件登记总数，结据邮件函件登列清单，并注明邮件种类，封成专袋子专套，在袋牌和套签上注明省局无着邮件处寄往省局处理。

保管期满的档案销毁处理

业务档案保管期满一年后，整理下档案柜并集中存放，书面申请主管领导批准，审批后负责收购纸厂现场监督销毁。并做好相关记录并登记，记录保管一年。

安全保密制度

邮政业务档案室，实行封闭作业，禁止无关人员出入，消防设备保持完好，每日工作结束后，关闭门窗，切断电源，检查库房，门锁是否锁好。

内部查阅调阅档案经到管领导批准。处部查阅、调阅凭县以上相关机关书面证明，并按规定程序和手续办理。